［質問］PTA役員だけにメール配信したいのですが、どうすればよいでしょうか？
［回答］
PTA役員だけを抽出できるように、あらかじめグループ分けしておけば良いのですが、問題は、どのような方法でグループ分けを行うのか!?ということです。
登録手順の際に質問に答えてもらうことでグループ分けを行うという通常の方法で行った場合には、「登録者名」「生徒(児童)氏名」「入学年度」とは別にPTAの役員名の質問を増やす必要があります。
質問数に限りはありませんので、これはこれでできますが、質問が増えるということは、登録の際の作業数が増えるということですので、登録率の低下を招きかねません。
そこで、この場合も、
教職員をグループ化する際と同様に、PTA役員の該当者だけに連絡し、名前の前に「〇〇委員」などと入力してもらう方法を取るのか、もしくは、学校側の管理者権限で該当者の名前の前に「〇〇委員」などと入力するか、そのどちらかが良いと思います。
前者は、PTAに配付するプリントさえ作っておけば、あとは学校側に掛かる手間はありませんが、PTAの方々の誤入力の恐れがありますので、結局、あとで確認作業を行う必要があります。
後者は、逆にPTAの方々には全く手間が掛かりませんが、学校側に登録者名修正の必要が発生します。
詳細
※該当保護者の登録名に「○○委員」と追加する作業は、登録者の状態を変更する作業ですので、上位権限者（上位パスワード認識者）しか操作できません。以下の手順で操作してください。
（※上位権限者のみ可能な操作です）
メールシステム
[4]登録者管理
↓
[1]登録者情報
↓
[1]登録番号 もしくは [2]フリーワード
で該当者を特定します。
↓
登録番号と登録者名が表示されますので、登録番号をクリック
↓
「情報を変更する」をクリック
↓
「登録者氏名」のフォームで、名前の前に 〇〇委員 と追加して「決定」ボタンを押す。
以上
